Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d. lgs. 231/2001
Il presente Codice Etico è parte integrante
del Modello Organizzativo e di Gestione adottato dalla Società
La società Massini Industries Srl (di seguito Massini Industries Srl) , al fine di assicurare un comportamento di
alto valore etico e rispettoso delle Leggi, da parte dei propri dipendenti e collaboratori, anche in
adempimento a quanto stabilito dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 (Disciplina della
responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive
di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300), si è dotata di
un Codice Etico nel quale sono raccolti tutti gli standard etici, ed i relativi principi ispiratori, ai quali
si devono uniformare tutti i dipendenti e collaboratori dell’azienda.
Parimenti, La società MIAL Srl, sensibile all’esigenza di assicurare condizioni di correttezza e di
trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, si è dotata anche del Modello di
Organizzazione e di Gestione, anch’esso previsto dal D. Lgs. 231/01. al fine di valutare le aree di
rischio e garantire il rispetto della Legge in ogni attività aziendale.
Introduzione
La società Massini Industries Srl è una AZIENDA, che opera, fin dal 1977 in Umbria. La società Massini Industries Srl, oltre
a rispettare, nello svolgimento della propria attività, le leggi ed i regolamenti vigenti in Italia,
garantisce ai propri clienti, servizi ed assistenza di altissimo livello, nella conduzione quotidiana del
proprio lavoro: tali standard, ed i loro principi ispiratori, sono raccolti nel presente codice etico (di
seguito denominato Codice).
Il Codice è uno strumento integrativo, delle norme di comportamento dettate dal legislatore: il
semplice rispetto della legge, pur essendo una condizione fondamentale, non è sufficiente per La
società Massini Industries Srl, la quale pretende che tutte le decisioni aziendali ed i comportamenti del proprio
personale siano basati su regole etiche e deontologiche, anche nei casi in cui esse non dovessero
essere codificate dalla legge. Con il termine personale si intende l’insieme delle persone che lavorano
nella società Massini Industries Srl, ossia: dipendenti, amministratori, collaboratori a titolo diverso e consulenti.
Il Codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche assunti da quanti, a vario titolo, collaborano
alla realizzazione degli obiettivi La società Massini Industries Srl nei confronti di: possessori del capitale,
dipendenti, collaboratori, consulenti esterni, fornitori ed altri soggetti. Soggetti che, nel loro insieme,
si definiscono con il termine stakeholder, in quanto portatori di interessi legati all’attività della
società. Ogni persona che lavora in azienda è tenuta ad agire attenendosi sempre alle prescrizioni
contenute nel presente codice etico. Particolare attenzione è richiesta a coloro che in varia maniera,
hanno posizioni di responsabilità sia societaria che aziendale nelle varie aree, nonché ai membri
dell’Organismo di Vigilanza, che hanno il compito di vigilare sul rispetto del Codice (nonché sul
funzionamento del Modello Organizzativo) e di curarne l’aggiornamento: tali soggetti sono chiamati
a garantire che i principi adottati siano costantemente applicati ed a mantenere un comportamento
che sia di esempio ai dipendenti, ai collaboratori ed ai consulenti.
Il Codice è a disposizione dei clienti, dei fornitori e degli altri soggetti terzi che interagiscono con
l’azienda: in particolare, esso viene portato a conoscenza di terzi, che ricevano incarichi dalla società
Massini Industries Srl, o che abbiano con essa rapporti durevoli, invitandoli formalmente a rispettarne i principi
ed i criteri di condotta, nell’ambito dei rapporti che essi hanno con la società.
La MIAL Srl oltre a impegnarsi nella ricerca legata al prodotto e alle soluzioni per i propri clienti,
non tralascia gli aspetti etici legati alla propria attività decidendo di dotarsi di un codice etico che
disciplina le norme di comportamento morale ed etico – sia individuale sia collettivo – all’interno di
una impresa. I valori, la mission e la vision aziendale, rappresentano i punti di riferimento come
3
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
spinta propulsiva verso il futuro, elementi fondanti del codice di condotta da tenere in azienda.
Tutto questo si traduce in qualità e in una sana competitività.
Di norma, la carta dei diritti e dei doveri fondamentali di un’impresa ha come punti di riferimento i
seguenti principi: uguaglianza, equità, riservatezza, tutela della persona e dell’ambiente, onestà,
imparzialità e trasparenza. Sono i responsabili HR ad avere il compito di verificare che il codice
rispecchi i valori aziendali e saranno loro a informare e formare i dipendenti che hanno bisogno di
maggiori spiegazioni, anche per quanto riguarda le sanzioni previste in caso di violazione.
Il secondo obiettivo che la MIAL con l’adozione di un Codice Etico si prefigge è quello di favorire
comportamenti virtuosi all’interno della propria azienda, sia per quello che concerne le dinamiche
interne sia quella esterne.
Sommario
1.Principi di comportamento per l’organizzazione
2. Principi di comportamento cui deve attenersi il personale
3. Criteri di condotta
3.1. Relazioni con il personale
3.2. Doveri del personale
3.3. Rapporti con i clienti e fornitori
3.4. Relazioni con i detentori del capitale
3.5. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni
3.6. Rapporti con la collettività
3.7. Diffusione di informazioni
4. Meccanismi applicativi del codice etico
4.1. Diffusione e comunicazione
4.2. Vigilanza in materia di attuazione del codice etico
4.3. Segnalazione di problemi o sospette violazioni
4.4. Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni
4.5. Procedure operative e protocolli decisionali
4.6. Disposizioni finali
4.7. Verbale di approvazione
1. Principi di comportamento per l’organizzazione
I principi di seguito elencati sono ritenuti fondamentali, per cui La società MIAL Srl si impegna a
rispettarli nei confronti di chiunque. La Società, inoltre, pretende che tali principi vengano rispettati
da tutti i soggetti, interni ed esterni, che intrattengono rapporti di qualsiasi natura con la stessa.
Rispetto di leggi e regolamenti La società MIAL Srl opera nel rigoroso rispetto della legge e si
adopera affinché tutto il personale agisca in tale senso: le persone devono tenere un comportamento
conforme alla legge, quali che siano il contesto e le attività svolte. Tale impegno deve valere anche
per i consulenti, fornitori, clienti per chiunque abbia rapporti con la Società. La società MIAL Srl non
inizierà, né proseguirà alcun rapporto con chi non intende allinearsi a questo principio.
Integrità di comportamento
La società MIAL Srl si impegna a realizzare e fornire servizi di qualità ed a competere sul mercato
secondo principi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con le
istituzioni pubbliche, governative ed amministrative, con la cittadinanza e con le imprese terze.
Ciascuno è tenuto ad operare, in qualsiasi situazione, con integrità, trasparenza, coerenza ed equità,
conducendo con onestà ogni rapporto.
Ripudio di ogni discriminazione
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder La società MIAL S.r.l. evita ogni
discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità,
alle opinioni politiche ed alle credenze religiose dei suoi interlocutori.
Valorizzazione risorse umane
La società MIAL Srl riconosce che le risorse umane costituiscono un fattore di fondamentale
importanza per il proprio sviluppo, per cui garantisce un ambiente di lavoro sicuro, tale da
agevolare l’assolvimento del lavoro e da valorizzare le attitudini professionali di ciascuno.
L’ambiente di lavoro, ispirato al rispetto, alla correttezza ed alla collaborazione, deve permettere il
coinvolgimento e la responsabilizzazione delle persone, con riguardo agli specifici obiettivi da
raggiungere ed alle modalità per perseguirli. La gestione delle risorse umane è fondata sul rispetto
della personalità e professionalità di ciascuna persona, garantendone l’integrità fisica e morale: il
personale deve avere sempre una condotta rispettosa delle persone con le quali viene in contatto,
per conto della società, trattando chiunque equamente e con dignità. La società MIAL Srl rifiuta ogni6
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
forma di lavoro coatto, o svolto da persone al di sotto del limite minimo di età lavorativa fissato
dalla vigente normativa Italiana, e non tollera in alcun modo violazioni dei diritti umani. La società
MIAL Srl non impiega in alcun modo, lavoratori stranieri che non siano in regola con le vigenti
norme sul soggiorno dei lavoratori nel territorio Nazionale.
Equità dell’autorità
Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche La società
MIAL Srl si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza e che sia
evitata ogni forma di abuso: in particolare, la Società garantisce che l’autorità non si trasformi in
esercizio arbitrario del potere lesivo della dignità e autonomia della persona. Tali valori devono
essere, in ogni caso, salvaguardati nell’effettuare le scelte in merito alla organizzazione del lavoro.
Tutela di salute, sicurezza e ambiente
La società MIAL Srl intende condurre la sua attività ed effettuare i suoi investimenti in maniera
socialmente responsabile e sostenibile dal punto di vista ambientale. La Società si attiva inoltre per
garantire comunicazioni complete ed esaustive con la comunità, avendo cura di diffondere corrette
e veritiere informazioni riguardanti la propria attività.
Evitare di porre in essere comportamenti non etici
Non sono etici, e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti ostili nei confronti La società MIAL Srl
i comportamenti di chiunque, singolo od organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici della
collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza.
Correttezza in ambito contrattuale
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente
dalle parti: La società MIAL Srl si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità
delle proprie controparti. Si deve inoltre evitare che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome
e per conto della Società cerchi di approfittare di lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per
rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza, nelle
quali l’interlocutore si sia venuto a trovare.
7
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Tutela della concorrenza e rispetto della deontologia
La società MIAL Srl intende tutelare il valore della concorrenza leale, astenendosi da comportamenti
collusivi, predatori e di abuso di posizione, anche nel rispetto delle regole di deontologia
professionale. Pertanto, tutti i soggetti che a vario titolo operano con la Società non potranno
partecipare ad accordi in contrasto con le regole che disciplinano la libera concorrenza tra imprese.
Valorizzazione dell’investimento nella società MIAL Srl
La Società si adopera affinché i risultati economico-finanziari siano tali, da salvaguardare ed
accrescere il valore del proprio capitale, al fine di remunerare adeguatamente il rischio che i
detentori del suo capitale si assumono.
Trasparenza e completezza dell’informazione
La società MIAL Srl è tenuta a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate,
in modo tale che, nell’impostare i rapporti con la struttura aziendale, gli stakeholder siano in grado
di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle
conseguenze rilevanti. Nel caso di clienti, ogni comunicazione, oltre ad essere completa, trasparente,
comprensibile ed accurata verrà effettuata nel rispetto del R E 679/2016. In particolare, nella stipula
di eventuali contratti, la Società ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in
tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile.
Protezione dei dati personali
La società MIAL Srl raccoglie e tratta dati personali di clienti, possessori del capitale, collaboratori,
dipendenti, consulenti e di altri soggetti, persone sia fisiche, sia giuridiche. Tali dati consistono in
qualsiasi informazione che occorra ad identificare, direttamente o indirettamente, una persona e
possono comprendere dati sensibili, come quelli che rivelano l’origine etnica o razziale,
l’orientamento politico, lo stato di salute o le tendenze sessuali. La Società si impegna a trattare tali
dati nei limiti ed in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di privacy, con
specifico riferimento al GDPR -Eu 679/2016-, in particolare visti gli artt. 7 e 13. Nel caso di dati8
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
sensibili afferenti allo stato di salute dei clienti, la Società assicura sempre e comunque il rigoroso
rispetto di tutte le garanzie previste dal medesimo GDPR in particolare l’art 13 e degli adempimenti
previsti.
Il personale della Società che si trova, nell’ambito delle mansioni lavorative, a trattare dati -siano
essi sensibili o non- deve procedere sempre nel rispetto della Codice Etico D. Lgs 231/01 ossia
suddetta normativa e delle istruzioni operative impartite in proposito dalla Società stessa.
Trattamento delle informazioni
I dati sensibili ex art. 9 par. 2 lett. h-i del GDPR sono trattati solo con il consenso scritto
dell’interessato e previa autorizzazione del Garante, nell’osservanza dei presupposti e dei limiti
stabiliti dal GDPR, nonché dalla legge, dai regolamenti e dal segreto professionale. Tali dati non
possono essere diffusi ex art. 9 dello stesso GDPR. Le informazioni in merito agli stakeholder che
non costituiscano dati sensibili ex art. 9 GDPR, sono, in ogni caso, trattate dalla La società MIAL Srl
nel rispetto della riservatezza degli interessati. In particolare, La Società:
¬ definisce un’organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la corretta
separazione dei ruoli e delle responsabilità;
¬ classifica le informazioni per livelli di criticità crescente e adotta opportune contromisure in
ciascuna fase del trattamento;
¬ sottopone i soggetti terzi, che intervengono nel trattamento delle informazioni, alla sottoscrizione
di patti di riservatezza.
9
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
2. Principi di comportamento cui deve attenersi il personale
Il personale, deve osservare i principi di seguito elencati, nel comportamento da tenere nei confronti
Della società MIAL Srl
Professionalità
Ciascuna persona svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza,
efficienza, correttezza e nel rispetto delle norme vigenti, utilizzando al meglio gli strumenti ed il
tempo a sua disposizione, ed assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti.
Lealtà
Il personale è tenuto ad essere leale nei confronti Della società MIAL Srl
Onestà
Nell’ambito della propria attività lavorativa, il personale Della società MIAL Srl è tenuto a conoscere
e rispettare con diligenza il Modello Organizzativo e le leggi vigenti, con particolare attenzione alle
norme sulla sicurezza sul lavoro. In nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società può
giustificare una condotta non onesta. La società MIAL Srl predispone gli opportuni strumenti, per
informare adeguatamente le persone, qualora vi siano dei dubbi su come procedere.
Correttezza
Il personale della Mial S.r.l. non utilizza a fini individuali informazioni, beni ed attrezzature, di cui
dispone nello svolgimento della funzione o dell’incarico assegnato. Ciascuno di essi non accetta, né
effettua, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni, che possano recare pregiudizio
alla società MIAL Srl o indebiti vantaggi per sé, per la Società o per terzi; ciascuno di essi respinge,
e non effettua, promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici.
Riservatezza su informazioni aziendali
Il personale assicura la massima riservatezza, relativamente a notizie ed informazioni costituenti il
patrimonio aziendale o inerenti all’attività La società MIAL Srl, nel rispetto delle disposizioni di
legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne. Il personale della Società, inoltre, è tenuto
a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della rispettiva attività:
ad esempio, per porre in essere l’illecita attività di insider trading.
Aspetto personale, educazione e comportamento
10
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Il personale della MIAL Srl dovrà avere sempre un aspetto personale dignitoso e comportarsi in
modo consono ed educato, nei confronti dei superiori, dei colleghi, dei consulenti esterni e di terzi
estranei alla Società.
Risoluzione dei conflitti di interesse
Il personale della MIAL Srl persegue, nello svolgimento dell’attività lavorativa, gli obiettivi e gli
interessi generali della Società stessa. Ognuno deve informare senza ritardo il proprio superiore o
referente delle situazioni o attività nelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello
della Società, da parte del personale stesso o di loro prossimi congiunti, ed in ogni altro caso in cui
ricorrano rilevanti ragioni di convenienza. In alternativa la segnalazione può essere effettuata, in via
riservata e confidenziale, all’Organismo di Vigilanza. Il personale rispetta le decisioni che in
proposito sono assunte dalla società MIAL Srl.
3. Criteri di condotta
3.1. Relazioni con il personale
Selezione del personale
La valutazione dei dipendenti da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei
candidati, rispetto a quelli attesi ed alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per
tutti i soggetti interessati. Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli
aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle
opinioni del candidato. Le Risorse Umane Della società MIAL Srl adottano, nell’attività di selezione,
opportune misure per evitare favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta.
Costituzione del rapporto di lavoro
I dipendenti sono assunti con regolare contratto di lavoro, secondo i modelli vigenti
nell’Ordinamento Nazionale: non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Alla costituzione del
rapporto di lavoro la persona riceve accurate informazioni in merito a: caratteristiche della funzione
e delle mansioni da svolgere; elementi normativi e retributivi; norme e procedure da adottare, al fine
di evitare i possibili rischi per la salute associati all’attività lavorativa; regolamenti interni da
rispettare, secondo le mansioni che si andranno a svolgere. Tali informazioni sono presentate
11
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
all’assumendo con modalità tali, che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva
comprensione del loro contenuto.
Gestione del personale
I dipendenti rappresentano la risorsa principale della società MIAL Srl. Per questo la Società pone
particolare attenzione alla valorizzazione del singolo ed alla crescita professionale delle persone, su
base prettamente meritocratica.
La Società si impegna a tutelare l’integrità morale delle persone, garantendo il diritto a condizioni
di lavoro rispettose della loro dignità. Tutti debbono essere trattati con lo stesso rispetto e dignità ed
hanno diritto alle stesse possibilità di sviluppo professionale e di carriera. La società MIAL Srl evita
qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del proprio personale. Nell’ambito dei processi di
gestione e sviluppo dei dipendenti, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla
corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dalle persone (per esempio in caso di promozione
o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (per esempio, assegnazione degli incentivi in base
ai risultati raggiunti). L’accesso a ruoli ed incarichi avviene sulla base delle competenze e delle
capacità; inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite forme di
flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolino le persone in stato di maternità, nonché
coloro che devono prendersi cura dei figli. La valutazione delle persone è effettuata in maniera
allargata, coinvolgendo i responsabili, le Risorse Umane e, per quanto possibile, i soggetti che sono
entrati in relazione con la persona esaminata.
Integrità e tutela della persona
La società MIAL Srl salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi
atteggiamento o comportamento discriminatorio, o che possa turbare la sensibilità delle persone. La
Società si impegna a non esercitare alcun tipo di discriminazione o molestia nei confronti del proprio
personale. Il conseguimento degli obiettivi individuali deve essere valutato equamente, stabilendo
criteri chiaramente enunciati, da utilizzare per valutare le capacità delle persone ed il loro
contributo; i risultati raggiunti devono essere adeguatamente riconosciuti. Tutte le persone,
nell’ambito delle proprie attività e relazioni, sono tenute a rispettare questi principi ed a collaborare
con La società MIAL Srl per la loro tutela. La persona che ritenga di essere stata oggetto di molestie,
o di essere stata discriminata per motivi legati all’età, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute,
alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose, etc. ovvero chi venga conoscenza di
atti discriminatori nei confronti di colleghi, deve segnalare l’accaduto al proprio diretto responsabile
12
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
ed al responsabile delle Risorse Umane, senza temere alcun tipo di ritorsione. Nei casi più gravi e
delicati, la segnalazione può essere fatta, in forma riservata e confidenziale, all’Organismo di
Vigilanza.
La società MIAL Srl non tollera alcun atto di discriminazione o molestia: le persone che si
renderanno protagoniste di tali atti incorreranno in sanzioni disciplinari, che possono arrivare anche
al licenziamento. Le disparità non sono considerate discriminazione, ma solo se giustificate, o
giustificabili, sulla base di criteri oggettivi.
Diffusione delle politiche del personale
Le politiche di gestione del personale sono rese disponibili a tutte le persone, attraverso gli strumenti
aziendali: tra di essi vi sono Internet, Intranet, documenti organizzativi e comunicazioni interne
curate dai responsabili.
Valorizzazione e formazione delle risorse
I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura,
mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita delle persone. Ad
esempio: rotazione delle mansioni, affiancamenti a personale esperto, esperienze finalizzate alla
copertura di incarichi di maggiore responsabilità. In quest’ambito riveste particolare importanza la
comunicazione, da parte dei dirigenti, dei responsabili e dei titolari, dei punti di forza e di debolezza
delle persone, in modo che queste possano tendere al miglioramento delle proprie competenze,
anche attraverso un’attività di formazione mirata. La società MIAL Srl mette a disposizione delle
persone strumenti informativi e formativi, anche a distanza, con l’obiettivo di valorizzare le
specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale. La formazione è assegnata
a gruppi o a singole persone, sulla base di specifiche esigenze di sviluppo professionale; inoltre, per
quanto riguarda l’eventuale formazione a distanza (erogata attraverso Internet, Intranet o CD), non
direttamente assegnata, ogni persona può usufruirne, sulla base dei propri interessi, al di fuori del
normale orario di lavoro. Codice Etico D.Lgs 231/01 È prevista una formazione istituzionale, erogata
in determinati momenti della vita aziendale della persona (per esempio, per i neo assunti è prevista
un’introduzione all’attività della Società), ed una formazione ricorrente rivolta al personale
operativo, secondo le normative vigenti.
13
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Gestione del tempo di lavoro delle persone
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro delle persone, richiedendo prestazioni
coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro. Costituisce
abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni,
favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice.
Coinvolgimento del personale
Compatibilmente con le esigenze aziendali, è assicurato il coinvolgimento del personale nello
svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni
funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Le persone devono partecipare a tali momenti
con spirito di collaborazione ed indipendenza di giudizio. L’ascolto dei vari punti di vista,
compatibilmente con le esigenze aziendali, consente ai responsabili di formulare le decisioni finali;
il personale deve, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle attività stabilite, quale sia la
decisione adottata.
Interventi sull’organizzazione del lavoro
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo,
ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale. La società MIAL Srl si
attiene perciò ai seguenti criteri: – gli oneri della riorganizzazione del lavoro devono essere distribuiti
il più uniformemente possibile tra tutte le persone, coerentemente con l’esercizio efficace ed
efficiente dell’attività aziendale; – nel caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere comunque
esplicitati, la persona può essere assegnata ad incarichi diversi, rispetto a quelli svolti in precedenza,
avendo cura di salvaguardare le sue competenze professionali.
Sicurezza e salute
La società MIAL Srl si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la
sicurezza del proprio personale, in totale aderenza alle norme in materia, con particolare attenzione
al D. Lgs. 81/08 e succ. mod. L’Azienda si impegna a diffondere e consolidare una cultura della
sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da
parte di tutte le persone; La società MIAL Srl, inoltre, opera per preservare, soprattutto con azioni
preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori. Tutto il personale deve rispettare le norme e
procedure interne, in materia di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza, e
segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.
14
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Obiettivo Della società MIAL Srl è proteggere le risorse umane, ricercando costantemente le sinergie
necessarie non solo al proprio interno, ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nelle
attività dell’azienda. A tale fine, una capillare struttura interna, nel rispetto delle figure istituzionali
previste dal D. Lgs. 81/08, attenta all’evoluzione degli scenari di riferimento e al conseguente
mutamento delle minacce, realizza interventi di natura tecnica e organizzativa, attraverso: – la
redazione ed il costante aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (artt. 171 a) e 28
D. Lgs. 81/08); – l’introduzione di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza; – una
continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere; – l’adozione
delle migliori tecnologie; – il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro; – l’apporto di
interventi formativi e di comunicazione.
Tutela della privacy del personale
Nel trattamento dei dati personali del proprio personale, La società MIAL Srl Srl si attiene alle
disposizioni contenute nel Reg. UE 679/2013, c.d. GDPR.
Al personale viene consegnata, ove previsto dalle vigenti norme in materia, un’informativa sulla
privacy ex art. 13 GDPR che individua: comunicazione titolare trattamento e responsabile dati
personali; nomina DPO; base giuridica del trattamento; conseguenze della mancata comunicazione
dei dati personali; conservazione, comunicazione, profilazione e diffusione dei dati; diritti
dell’interessato.
Alle persone viene altresì chiesto il consenso, al trattamento dei loro dati personali.
È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata
dei dipendenti, dei collaboratori e dei consulenti.
3.2. Doveri del personale
Il personale deve agire lealmente, al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro
e/o negli altri contratti e quanto previsto dal presente Codice, assicurando le prestazioni richieste.
Gestione delle informazioni
Il personale deve conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali, in tema di sicurezza
delle informazioni, per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
15
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Trattandosi di struttura Sanitaria, il personale deve conoscere ed attuare, secondo le rispettive
competenze, anche quanto previsto dagli artt. 7-9-13 GDPR.
Essi sono tenuti ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed
esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni
autorizzati a farne richiesta.
Riservatezza delle informazioni aziendali
Informazioni e know-how aziendali devono essere tutelati con la massima riservatezza.
I dati più significativi che la MIAL Srl acquisirà o creerà, nel corso della propria attività, saranno
considerati informazioni riservate ed oggetto di adeguata attenzione: ciò include anche informazioni
acquisite da e riguardanti terze parti (clienti, contatti professionali, partners professionali,
dipendenti, etc.).
Il personale che, nell’assolvimento dei propri doveri, venisse in possesso di informazioni, materiali,
o documenti riservati, dovrà informarne i superiori o i referenti diretti.
È responsabilità dei dirigenti trattare e diffondere le informazioni con mezzi adeguati, rispettando i
principi aziendali: le persone non espressamente autorizzate a rispondere a quesiti, o a fornire
materiali richiesti dagli interlocutori interni o esterni alla MIAL Srl, saranno tenute a consultarsi con
i superiori e ad uniformarsi alle istruzioni impartite in merito.
Nel caso in cui sia necessario trattare argomenti rilevanti, riservati o di natura economica, si avrà
cura di fare preventivamente firmare alla controparte un impegno di riservatezza, redatto secondo
gli standard aziendali o, alternativamente, di adottare le misure necessarie secondo la natura degli
elementi trattati.
Sia durante, che dopo lo scioglimento del rapporto d’impiego con la MIAL Srl, il personale potrà
utilizzare i dati riservati in loro possesso esclusivamente nell’interesse dell’azienda e mai a beneficio
proprio o di terzi.
Informazioni riservate su terzi soggetti
Il personale La società MIAL Srl dovrà astenersi dall’impiego di
16
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
mezzi illeciti, al fine di acquisire informazioni riservate su imprese ed enti terzi.
Coloro che, nel quadro di un rapporto contrattuale, venissero a conoscenza di
informazioni riservate su altri soggetti saranno tenute a farne esclusivamente l’uso previsto nel
contratto in questione.
Senza la debita autorizzazione, il personale non può chiedere, ricevere od utilizzare informazioni
riservate riguardanti terzi.
Se si apprendessero informazioni riservate sul conto di un altro soggetto, che non siano già
assoggettate ad un accordo di non divulgazione o ad altra forma di tutela, sarà necessario rivolgersi
al proprio diretto superiore, per ricevere assistenza nel trattamento di tali informazioni.
Insider trading
Fatti salvi i casi di necessità, legati alla normale conduzione delle attività, La società MIAL Srl e/o
di aziende terze, il personale si asterrà dal procurarsi dati il cui utilizzo possa configurare il reato di
abuso di informazioni riservate.
Il personale che venga a conoscenza di dati di tale natura, durante la propria attività lavorativa o di
collaborazione, è tenuto a non rivelare tali dati a terzi, a meno che questi non abbiano necessità di
disporne per l’assolvimento dei loro compiti.
Conflitto di interessi
Tutto il personale La società MIAL Srl è tenuto ad evitare situazioni in cui si possono manifestare
conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari, di cui
sono venute a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare un conflitto di interessi le seguenti
situazioni:
– esercitare in proprio un’attività in concorrenza con quelle della società MIAL Srl, anche attraverso
i familiari e/o prestanome di comodo, salvo espressa autorizzazione da parte della stessa;
– svolgere una funzione di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione,
Dirigente) ed avere nel contempo interessi economici con fornitori, clienti o concorrenti (possesso di
azioni, incarichi professionali, etc.), anche attraverso i familiari e/o prestanome di comodo;
17
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
– curare i rapporti con i fornitori e svolgere nel contempo attività lavorativa, anche da parte di un
familiare e/o prestanome di comodo, presso i fornitori stessi;
– accettare denaro o favori da persone o aziende che intendono entrare in rapporti d’affari con la
MIAL Srl, ovvero, quando già li intrattengano, cerchino di incrementarli;
Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, la persona è tenuta a
darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa la
Direzione dell’azienda che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza.
Nel caso che chiunque del personale abbia notizia di un conflitto di interessi, anche apparente, deve
informarne la Direzione dell’azienda, ovvero, in forma riservata e confidenziale, l’Organismo di
Vigilanza.
La persona è tenuta, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori dell’ambito
lavorativo, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi
con la MIAL Srl.
Compensi illeciti, omaggi, spese di rappresentanza
Al personale della MIAL Srl è imposto il divieto di accettare o ricevere qualunque dono, gratifica o
altro omaggio che abbia un valore monetario più che simbolico, da parte di fornitori, clienti, loro
familiari o altre entità con cui è in corso un rapporto professionale.
In particolare, non si devono accettare doni e servizi che possano influire sulle azioni da
intraprendere, nello svolgimento della mansione lavorativa o dell’incarico professionale.
Ognuno farà, inoltre, quanto in suo potere per comunicare ai partners commerciali della MIAL Srl
la propria indisponibilità ad accettare doni o altri benefici.
Quanto sopra non può essere eluso in alcun modo, anche ricorrendo a terzi soggetti.
Il personale La società MIAL Srl che riceva omaggi o benefici diversi, da quelli che rientrano nelle
fattispecie consentite, è tenuto a darne immediata comunicazione alla Direzione dell’azienda, che ne
valuta l’appropriatezza e provvede a fare notificare al mittente la politica dell’azienda in materia.
Nel caso che chiunque del personale abbia notizia di omaggi o benefici diversi, da quelli che
rientrano nelle fattispecie consentite, ricevuti da Colleghi, è tenuto a darne immediata
18
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
comunicazione alla Direzione dell’azienda, ovvero, in forma riservata e confidenziale,
all’Organismo di Vigilanza, con le modalità indicate nel Modello Organizzativo.
Utilizzo dei beni aziendali
Ogni persona è tenuta ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso
comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne
l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego.
In particolare, ogni persona deve:
utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni che le sono stati affidati, sia le dotazioni individuali,
sia i beni aziendali;
evitare utilizzi impropri dei beni aziendali, che possano essere causa di danno o di riduzione di
efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’Azienda MIAL Srl;
custodire adeguatamente le risorse a lei affidate ed informare tempestivamente le unità preposte
di eventuali minacce o eventi dannosi per l’azienda;
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni persona è tenuta a:
– adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non
compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
– rispettare rigidamente le istruzioni operative comunicate dall’Azienda sull’uso dei sistemi
informatici;
– astenersi dall’inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, o dal ricorrere ad un
linguaggio di basso livello, o dall’esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alle
persone e/o danno all’immagine aziendale;
– astenersi dal navigare su siti Internet con contenuti indecorosi ed offensivi, e comunque non
inerenti alle attività professionali.
L’azienda si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti di propri beni ed infrastrutture, attraverso
l’impiego di sistemi contabili, di reporting, di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei
rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (GDPR, Statuto dei Lavoratori,
etc.).
19
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Per quanto riguarda le apparecchiature medicali e sanitarie, ogni persona è tenuta a:
– rispettare rigidamente e pedissequamente i protocolli sanitari comunicati dalla MIAL Srl e/o dal
costruttore dell’apparecchio e/o dal medico curante,
– adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non
compromettere la funzionalità degli apparecchi sanitari e medicali.
Partecipazione ad attività antisociali e criminali
La MIAL Srl denuncia con forza processi ed attività antisociali e criminali e dichiara la sua ferma
intenzione di non avere alcuna parte in tali fenomeni.
Al personale dell’azienda viene fatto divieto di intrattenere rapporti di alcun genere con
organizzazioni ed elementi coinvolti in attività antisociali e criminali, che minacciano l’azienda, la
vita o il patrimonio dei cittadini.
Di fronte a domande estorsive, da parte di soggetti antisociali e criminali, le persone rifiuteranno
ogni compromesso e si asterranno da esborsi in denaro o altre prestazioni. Ne informeranno invece
immediatamente i propri responsabili, per le necessarie consultazioni con la Direzione Generale La
società MIAL Srl, ovvero, in forma riservata e confidenziale, l’Organismo di Vigilanza.
3.3. Relazioni con i clienti ed i fornitori
Imparzialità
La MIAL Srl si impegna a non discriminare in alcun modo i propri clienti.
Comunicazioni ai clienti
In ogni comunicazione ai clienti la società MIAL Srl deve essere:
– chiara e semplice, formulata con un linguaggio, per quanto possibile, vicino a quello normalmente
adoperato dagli interlocutori;
– conforme alle normative vigenti, tali da non configurare pratiche elusive o comunque Scorrette.
In via meramente esemplificativa si intendono, quali comunicazioni: preventivi di spesa, conti,
comunicazioni sanitarie (diagnosi, prognosi, certificati, prescrizioni, etc.).
20
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Stile di comportamento del personale verso i clienti
Lo stile di comportamento del personale la società MIAL Srl, nei confronti dei clienti, è improntato
alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata
professionalità.
Tutto il personale La società MIAL Srl avrà sempre un abbigliamento consono e dignitoso.
Rapporti con i fornitori
Scelta del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per la MIAL
Srl, alla concessione delle pari opportunità ai fornitori, alla lealtà ed all’imparzialità: la selezione dei
fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto sono basate su una valutazione obiettiva
della qualità e del prezzo del bene o servizio, nonché delle garanzie di assistenza, tempestività,
correttezza ed affidabilità.
L’azienda si impegna a predisporre tutte le procedure e le azioni necessarie a garantire la massima
efficienza e trasparenza del processo di acquisto, al fine di:
non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula
di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
assicurare nelle procedure di scelta del fornitore una concorrenza sufficiente;
porre in essere una separazione di ruoli, nell’ambito delle diverse fasi del processo di acquisto
complessivo, mantenendo inoltre la tracciabilità e la documentazione delle scelte effettuate.
La MIAL Srl si riserva in ogni caso di richiedere ai fornitori l’attestazione dei seguenti requisiti:
– disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative,
capacità e risorse progettuali, know-how, etc.;
– esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui le specifiche dell’azienda lo prevedano, di sistemi
di qualità aziendali adeguati (es. ISO, etc.);
21
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
– protocolli di sicurezza sul lavoro, budget assegnato e documentazione degli adempimenti di cui al
D. Lgs. 81/08;
– Codice Etico ed adempimenti di cui al D. Lgs. 231/01.
Integrità ed indipendenza nei rapporti
Le relazioni con i fornitori, ivi incluse quelle che concernono i contratti finanziari e di consulenza,
sono oggetto di un costante monitoraggio da parte dell’Azienda MIAL Srl. La stipula di un contratto
con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibili forme
di dipendenza.
Così, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
– qualsiasi contratto il cui importo stimato risulti superiore al 25% del volume d’affari del fornitore
deve essere comunicato ai vertici dell’azienda;
– di norma, si deve evitare di realizzare progetti vincolanti di lungo periodo mediante la stipula di
contratti a breve temine, che necessitano di continui rinnovi dai quali consegue una revisione dei
prezzi;
– di norma, sono oggetto di particolari attenzioni i contratti di consulenza, soprattutto nei casi in cui,
nell’ambito degli stessi, non sia previsto un adeguato trasferimento di know-how.
I documenti scambiati con i fornitori devono essere opportunamente archiviati: in particolare, quelli
di natura contabile devono essere conservati per i periodi stabiliti dalla normativa vigente.
Tutela degli aspetti etici nelle forniture
Nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento ai principi etici adottati, la MIAL
Srl si impegna ad introdurre, per particolari forniture, requisiti di tipo sociale: per esempio, la
presenza di un sistema di gestione ambientale, piuttosto che di un articolato sistema di tutela dei
lavoratori.
A tale fine, nei contratti con i fornitori sono inserite clausole contrattuali che prevedono:
– un’autocertificazione da parte del fornitore, in merito all’adesione a specifici obblighi sociali: per
esempio, l’adozione di misure che garantiscono ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i
principi di parità del trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile;
22
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
– nel caso di acquisti una tantum un’autocertificazione che attesti la cura ed il soddisfacimento di
ogni adempimento in materia di sicurezza sul lavoro, secondo quanto previsto dal D. Lgs. 81/08;
– in caso di appalto, subappalto e somministrazione, l’inserimento nel relativo contratto, ex art. 26
D. Lgs. 81/08, di apposita clausola, mediante la quale indicare i costi sostenuti per la tutela della
salute e sicurezza dei lavoratori, facendo particolare riferimento ai costi strettamente collegati ai
contratti stessi, sia quelli già sostenuti, sia quelli da sostenere in base al DVR
3.4. Relazioni con i detentori del capitale La società MIAL Srl
Trasparenza contabile
Al fine di assicurare trasparenza e completezza dell’informazione contabile, è necessario che la
documentazione dei fatti da riportare in contabilità a supporto della registrazione sia chiara,
completa, corretta e che venga archiviata per eventuali verifiche. La connessa registrazione deve
riflettere ciò che è descritto nella documentazione di supporto e deve specificare i criteri adottati
nella determinazione di elementi economici basati su valutazioni.
L’Assemblea dei detentori del capitale La società MIAL Srl
L’Assemblea dei detentori del capitale è il momento privilegiato, per l’instaurazione di un proficuo
dialogo tra i possessori del capitale ed il Consiglio di Amministrazione dell’azienda.
Gli organi sociali sono tenuti a predisporre con accuratezza, ed a diffondere con tempestività, il
materiale di supporto, necessario per permettere all’Assemblea di assumere le decisioni in modo
informato.
È assicurata la regolare partecipazione dei membri del Consiglio di Amministrazione ai lavori
assembleari.
Tutela del patrimonio sociale
Le risorse disponibili devono essere impiegate, nel rispetto delle leggi vigenti, dello Statuto
societario e del Codice, per accrescere e rafforzare il patrimonio sociale, a tutela della MIAL Srl
stessa, dei possessori del capitale, dei creditori e del mercato.
23
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
A garanzia dell’integrità del capitale è vietato, al di fuori dei casi nei quali la legge espressamente lo
consente, restituire, in qualsiasi forma, i conferimenti o liberare i soci dall’obbligo di eseguirli,
ripartire utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva.
3.5. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni
Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore
qualificabile come pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, che operi per conto della
Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di autorità pubbliche di vigilanza, autorità
indipendenti, istituzioni comunitarie, nonché di partners privati concessionari di un pubblico
servizio.
Correttezza e lealtà
La MIAL Srl intende condurre rapporti con la Pubblica Amministrazione con la massima
trasparenza ed eticità di comportamento: tali rapporti, che devono avvenire nel rispetto della
normativa vigente, sono informati ai principi generali di correttezza e di lealtà, in modo da non
compromettere l’integrità di entrambe le parti.
Il personale deve astenersi da qualsiasi comportamento che possa ledere l’imparzialità e l’autonomia
di giudizio della Pubblica Amministrazione.
Nello svolgere operazioni e nell’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, il personale
deve garantire la massima trasparenza e tracciabilità delle informazioni rilevanti.
Particolari cautele devono essere osservate nelle operazioni relative a procedure di gara, contratti,
autorizzazioni, concessioni, licenze, richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (statale o
comunitaria).
Nel caso in cui l’azienda MIAL Srl abbia la necessità di avvalersi di prestazioni professionali di
dipendenti della Pubblica Amministrazione, in qualità di consulenti, deve essere rispettata la
normativa vigente.
Qualora, in virtù delle leggi vigenti, soggetti apparentemente esterni all’azienda possano essere
considerati quali longa manus dell’azienda stessa, è opportuno che i principi contenuti nel presente
codice siano estesi anche a questi ultimi. La società MIAL Srl non dovrà comunque farsi
24
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da un soggetto
terzo quando si possano creare conflitti d’interesse.
Regali, omaggi e benefici
Nessuno tra il personale La società MIAL Srl può elargire denaro, oppure offrire vantaggi economici
o altre tipologie di benefici a soggetti della Pubblica Amministrazione, fornitori, clienti, privati, allo
scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi, personali o per l’Azienda stessa.
Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali
pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella
conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Azienda: in particolare, è vietata qualsiasi forma di
regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari, che possa influenzarne
l’indipendenza di giudizio allo scopo di ottenere trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o
vantaggi di vario genere.
Per “regalo” si intende qualsiasi tipo di beneficio: non solo beni, quindi, ma anche, ad esempio,
partecipazione gratuita a convegni, viaggi, vacanze, promessa di un’offerta di lavoro, etc.
Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi: a tale riguardo, si considerano infatti atti non
in linea col presente Codice non solo i benefici illeciti conferiti direttamente agli enti, o da loro
dipendenti, ma anche i benefici illeciti conferiti tramite persone che agiscono per conto di tali enti,
sia in Italia che all’estero.
La MIAL Srl si astiene dall’assumere, alle proprie dipendenze o in qualità di consulenti, ex impiegati
della Pubblica Amministrazione, o loro parenti, che abbiano partecipato personalmente e
attivamente ad una trattativa d’affari, o che abbiano contribuito ad avallare le richieste effettuate
dall’azienda alla Pubblica Amministrazione, per un periodo di almeno due anni, decorrenti dalla
conclusione dell’affare, o dall’inoltro della richiesta da parte dell’azienda.
In ogni caso, la MIAL Srl si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o
dai codici etici delle aziende e degli enti con cui ha rapporti.
I regali offerti, salvo quelli di irrisorio valore, devono essere documentati in modo adeguato a
consentire verifiche e autorizzazioni del responsabile di funzione, il quale provvede a darne
preventiva comunicazione alla Direzione dell’azienda. Copia della documentazione rilevante (ad
esempio, il documento di trasporto) deve essere conservata in apposito raccoglitore.
25
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Iniziative che la MIAL Srl può assumere
La MIAL Srl, qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a
realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni ed associazioni, sempre
nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente codice.
Nel caso in cui l’azienda voglia effettuare donazioni in denaro, in attrezzature o in beni, viene
formalizzata un’apposita procedura, i cui tratti fondamentali sono di seguito indicati:
– La MIAL Srl deve predisporre ed inviare all’organismo della Pubblica Amministrazione
beneficiario una comunicazione, nella quale manifesta l’intenzione di volere donare una somma di
denaro, un’attrezzatura o dei beni;
– l’organismo della P.A. beneficiario seguirà la normativa in vigore, ai fini dell’attuazione della
donazione;
– L’azienda, presa buona nota dell’accettazione, fornirà tutti i dettagli della donazione stessa e
predisporrà gli adempimenti ex lege.
3.6 Rapporti con la collettività
Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni
La MIAL Srl non finanzia Partiti Politici sia in Italia sia all’estero, loro rappresentanti o candidati, né
effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica.
L’azienda si astiene tassativamente dall’assoggettarsi a qualsiasi pressione, diretta o indiretta, da
esponenti politici: per esempio, non accetta segnalazioni per le assunzioni, né stipula contratti di
consulenza aventi finalità analoghe.
Codice Etico
La MIAL Srl non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di
interessi (ad esempio, Sindacati).
È tuttavia possibile cooperare, anche finanziariamente, con tali organizzazioni per specifici progetti,
nel rispetto delle seguenti condizioni:
– destinazione chiara e documentata delle risorse;
– espressa autorizzazione da parte degli Amministratori della MIAL Srl
26
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Contributi e sponsorizzazioni
La MIAL Srl può aderire alle richieste di contributi (cd. beneficienza) limitatamente alle proposte
provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro, con regolari statuti ed atti
costitutivi, che siano di elevato valore culturale o benefico o che coinvolgano un elevato numero di
cittadini.
Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport,
dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzie di qualità o per i quali
l’azienda può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.
Nella scelta delle proposte cui aderire, l’azienda presta particolare attenzione ad ogni possibile
conflitto di interessi di ordine personale o aziendale: per esempio rapporti di parentela con i soggetti
interessati o legami con organismi che possano, per i compiti che svolgono, favorire in qualche modo
l’attività della MIAL Srl.
Per garantire la coerenza di contributi e sponsorizzazioni, la loro gestione è regolata da un’apposita
procedura.
3.7. Diffusione di informazioni
Comunicazione all’esterno
La comunicazione della società MIAL Srl verso i suoi stakeholder è improntata al rispetto del diritto
all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale ed è
realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività,
Informazione
salvaguardando tra le altre le informazioni che influenzano il prezzo degli strumenti finanziari
(price sensitive), i segreti industriali ed i protocolli sanitari di cura.
È vietata ogni forma di pressione o di acquisizione di atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di
comunicazione.
27
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti dell’azienda con i mass-media
sono riservati esclusivamente agli Amministratori della MIAL Srl
Controllo sulle informazioni price sensitive
È vietata ogni forma di investimento nel capitale della MIAL Srl , sia esso diretto, ovvero avvenga
per interposta persona, basato su informazioni aziendali riservate: in relazione a ciò, è necessario
adottare particolari cautele nelle comunicazioni all’esterno di documenti, dati o informazioni
concernenti fatti aziendali non di pubblico dominio suscettibili, se rese pubblici, di influenzare
sensibilmente il prezzo degli strumenti finanziari e dei titoli di capitale emessi dall’azienda.
La comunicazione di tali informazioni deve essere previamente autorizzata dagli amministratori, o
dai soggetti all’uopo preposti.
In nessun caso, nella gestione delle informazioni, dovranno essere adottati comportamenti che
possano favorire fenomeni di insider trading, comportare il depauperamento del patrimonio
aziendale, arrecare indebiti vantaggi personali o a terzi.
4. Meccanismi applicativi del codice etico
4.1 Diffusione e comunicazione
La società MIAL Srl si impegna a diffondere il codice etico, utilizzando tutti i mezzi di
comunicazione e le opportunità a disposizione come, ad esempio, il sito Internet aziendale, le
riunioni di informazione e la formazione del personale.
Tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti devono essere in possesso del codice etico, conoscerne
i contenuti ed osservare quanto è in esso prescritto.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del codice, l’amministrazione delle Risorse Umane
predispone e realizza, anche in base alle indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, un piano volto a
favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche. Le iniziative di informazione potranno
essere differenziate, a seconda del ruolo e della responsabilità delle persone; per i neo assunti è
previsto un apposito programma informativo, che illustra i contenuti del codice etico di cui è
richiesta l’osservanza.
28
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
L’Organismo di Vigilanza ed il management aziendale sono a disposizione per ogni delucidazione
e chiarimento, in merito al codice etico.
È responsabilità di ciascuno, in particolare del management, includere i contenuti del codice nei
programmi di formazione e farne riferimento in tutte le procedure, politiche e linee guida aziendali.
4.2 Vigilanza in materia di attuazione del codice etico
Il compito di verificare l’attuazione e l’applicazione del codice etico ricade su:
– Amministratore o C d C
– Dirigenti amministrativi;
– Organismo di Vigilanza: quest’organismo, oltre a monitorare il rispetto del codice etico, avendo a
tale fine accesso a tutte le fonti di informazione dell’azienda, suggerisce gli opportuni aggiornamenti
del codice, anche sulla base delle segnalazioni ricevute dal personale.
Competono all’Organismo di Vigilanza i seguenti compiti:
comunicare alla Direzione del Personale, per l’assunzione dei provvedimenti opportuni, le
segnalazioni ricevute in materia di violazioni del Codice;
esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e
procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice;
contribuire alla revisione periodica del Codice: a tale fine, l’ODV formula le opportune proposte
al Consiglio di Amministrazione, che provvede a valutarle e, eventualmente, ad approvarle e
formalizzarle.
4.3 Segnalazione di problemi o sospette violazioni
Chiunque venga a conoscenza, o sia ragionevolmente convinto dell’esistenza di una violazione del
presente Codice, di una determinata legge o delle procedure aziendali, ha il dovere di informare
immediatamente il proprio Responsabile e l’Organismo di Vigilanza.
La segnalazione deve avvenire per iscritto ed in forma non anonima.
La società MIAL Srl pone in essere i necessari accorgimenti, che tutelino i segnalatori da qualsiasi
tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dare adito a forme di discriminazione o penalizzazione
29
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
(per esempio, interruzione dei rapporti con partners, fornitori, consulenti, eccetera; negazione di
promozioni ai dipendenti).
È, a tal fine, assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
La responsabilità di svolgere indagini, su possibili violazioni del codice etico, spetta all’Organismo
di Vigilanza, che potrà eventualmente ascoltare l’autore della segnalazione, nonché il responsabile
della presunta violazione: il personale è tenuto a collaborare pienamente alle eventuali indagini
interne.
In esito a tale attività, l’Organismo di Vigilanza segnalerà al Responsabile delle Risorse Umane quei
comportamenti che motivino l’applicazione di eventuali sanzioni disciplinari, o l’attivazione di
meccanismi di risoluzione contrattuale.
4.4 Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni
Le disposizioni del presente codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte da
tutto il personale, nonché dai soggetti aventi relazioni di qualsiasi natura con l’azienda (clienti,
fornitori, collaboratori e consulenti).
La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel Codice compromette il rapporto
fiduciario tra l’azienda e gli autori della violazione, siano essi amministratori, dipendenti,
consulenti, collaboratori, clienti o fornitori.
Le violazioni saranno perseguite dalla MIAL Srl, nei seguenti termini:
per quanto concerne i dipendenti, attraverso provvedimenti disciplinari adeguati,
indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti e dall’instaurazione di un
procedimento penale, nei casi in cui le condotte costituiscano reato, per cui si fa espresso riferimento
a quanto previsto nel Modello Organizzativo;
In particolare, le sanzioni saranno conformi alle regole ed alle logiche del vigente CCNL di settore.
I provvedimenti disciplinari saranno tutti quelli previsti dallo stesso CCNL, commisurati alla gravità
della violazione. Il tutto nel rispetto delle regole e delle garanzie poste dal CCNL del settore, dalla
L. 300/70 (Statuto Lavoratori) e dalle altre norme in materia;
per quanto riguarda consulenti, collaboratori, clienti e fornitori, verranno attivate
modalità specifiche di immediata risoluzione del rapporto contrattuale e/o dell’incarico
professionale. È fatto inoltre salvo l’eventuale risarcimento dei danni, di cui l’azienda MIAL Srl30
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01
dovesse soffrire per effetto della violazione, da parte dei soggetti di cui sopra, delle prescrizioni
contenute nel presente codice etico.
4.5 Procedure operative e protocolli decisionali
Allo scopo di prevenire violazioni delle normative vigenti, nonché del Codice, la MIAL Srl prevede
l’adozione di procedure specifiche, da parte di tutti coloro che intervengono nel processo operativo,
finalizzate all’identificazione dei soggetti responsabili dei processi di decisione, autorizzazione e
svolgimento delle operazioni: è necessario che le singole operazioni siano svolte nelle varie fasi da
soggetti diversi, le cui competenze siano chiaramente definite e conosciute nell’ambito
Codice Etico
dell’organizzazione, in modo da evitare che siano attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli
soggetti.
Tutte le azioni e le operazioni dell’azienda devono avere una registrazione adeguata e deve essere
possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di potere procedere,
in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni
dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione
stessa.
4.6. Disposizioni finali
Il presente codice etico deve essere consegnato a tutto il personale della MIAL Srl e pubblicato sul
sito della stessa.
4.7. Verbale di approvazione
Ogni variazione e/o integrazione del presente codice etico sarà approvata dal Consiglio di
Amministrazione, previa consultazione dell’Organismo di Vigilanza, e diffusa tempestivamente ai
destinatari.
Codice Etico aggiornato al 30 settembre 2022
